Changer d’ERP : comment faire ?

Définition d’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) en français est une solution d’entreprise qui permet de construire autour d’une seule et unique base de données un référentiel du Système d’Information de l’entreprise. Cette base de données garantit l’intégrité et la pérennité des données.

Quels sont les enjeux de demain et pourquoi changer votre ERP ?

D’après une étude de CPX en partenariat avec erp-infos.com réalisée en février 2015 auprès des utilisateurs français d’ERP, plus de la moitié des ERP (56%) sont exploités depuis plus de 5 ans et 28% ont atteint ou dépassé l’âge de 10 ans. Ces parcs logiciels sont considérés comme vieillissant malgré les mises à jour régulière constatées.

Selon une étude du cabinet IDC, d’ici fin 2017, la majorité des 500 plus grandes entreprises mondiales auront des équipes dédiées à l’innovation et à la transformation numérique. Les entreprises ont pris conscience de la transversalité du numérique qui place l’humain au centre du SI et invite les entreprises à développer une nouvelle culture, de nouvelles pratiques.

Toujours selon IDC, la performance des entreprises sera mesurée par des benchmarks en transformation digitale d’ici 2020, « Lutter et prospérer dans l’économie numérique signifie que chaque entreprise devra penser et opérer comme une organisation native du digital ». Le cabinet annonce également qu’au moins un tiers des entreprises du Top 20 échoueront à atteindre ces nouveaux objectifs et devront faire face à une concurrence plus dense.

Ajoutez à cela que d’ici 2019 l’émergence de la troisième plateforme (basée sur le cloud, la mobilité, le big data et les réseaux sociaux) va générer plus de 75% des dépenses IT des entreprises. Cette plateforme sera portée par trois technologies : la réalité virtuelle/augmentée, les objets connectés et l’intelligence artificielle. Ces technologies nécessiteront également des investissements en sécurité importants.

Cette transformation digitale est donc une véritable opportunité pour les entreprises de repenser leur modèle pour devenir plus performantes et placer l’humain au coeur de leur projet.

Comment s’y prendre ?

Afin de changer d’ERP ou d’acquérir un ERP vous devrez passer par quelques étapes obligatoires. N’oubliez pas de considérer que chaque étape a son importance et que ce genre de projet nécessite une équipe motivée et endurante car ce ne sera pas fait en quelques jours.

Mettre en place une équipe projet

Dès lors que vous avez compris les enjeux et que vous vous lancez dans la démarche, la première étape est de constituer une équipe qui sera en charge de l’étude et de la réalisation du projet.

Souvent le chef de projet issu du service technique et informatique sera accompagné par des ressources d’autres départements notamment finance, logistique, etc. afin de garantir la prise en charge des besoins de chacun de ces départements.

Audit et objectifs

Dans un premier temps, votre équipe devra réaliser un audit de l’organisation de l’entreprise, de l’existant, des besoins présents et futurs. Changer d’ERP c’est aussi avoir une vision !

Pour cela, l’équipe devra passer par lés étapes suivantes :

• Analyse du flux d’information
• Analyse des pratiques comptables et commerciales
• Gestion des stocks, des ventes…
• Relation avec les partenaires, fournisseurs et autres intervenants extérieurs
• Pratiques, satisfactions et besoins des utilisateurs

S’interroger

• La solution actuelle permet-elle un accès en mobilité aux utilisateurs ?
• La prise en main de l’outil est-elle ergonomique ?
• Le temps de réponse est-il convenable ?
• La fluidité de la navigation et la recherche d’information sont-elles performantes ?
• La solution actuelle est-elle en mesure de communiquer avec des intervenants extérieurs ?
• Contient-elle des données analytiques et de reporting ?
• Puis-je avoir recours à une solution de Business Intelligence ?
• Tous les processus sont-ils gérés dans la solution ou doit-on trouver des palliatifs (documents Word, Excel, …)
• Y-a-t-il une continuité entre mes différents outils de gestion (CRM, compta, paie, ventes,…) ?
• Quel service support ? Est-il de qualité ?

Tenir compte de l’utilisateur en misant sur l’UX

L’UX ou User Expérience, en français l’expérience utilisateur consiste à penser l’ergonomie, le design et la flexibilité de la solution en se concentrant sur les présents et futurs besoins des utilisateurs et leur performance. Bien mis en place, l’ERP permet à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée telles que : la prise de recul, l’anticipation, la réflexion, la décision, la relation.

Dans les trois prochaines années, la création de valeur des grandes entreprises dépendra de leur capacité à créer des produits, des services et des expérience numériques de qualité. L’ERP n’est pas un outil réservé à des spécialistes, en conséquence de quoi il doit assurer une bonne prise en main pour l’ensemble des utilisateurs, en tenant compte de leur spécificité et de l’interaction des services entre eux. En effet, l’un des atouts de l’ERP c’est une communication transversale qui permet à l’ensemble des services de bénéficier d’une information juste et en temps réel comme aide à la prise de décision.

Votre équipe doit aussi prendre en compte les besoins des collaborateurs quant aux tâches qu’ils accomplissent, les tableaux de bords à prévoir, les outils de pilotage et tout autres outils nécessaires à une prise de décision en temps réel…

Un cahier des charges exhaustif et le soutien de la direction

La mise en place d’un ERP est une étape de renouveau au sein de l’entreprise, en parallèle de son travail d’audit et de mise en place d’objectif, l’équipe projet doit mener une politique du changement en douceur afin que la transition soit un succès.

Mettre en place un cahier des charges technique et fonctionnel exhaustif est donc essentiel pour la réussite de votre projet. Sur ce point, l’accompagnement de la direction qui donne la vision du projet à long terme est incontournable car l’ERP doit faire partie intégrante de la croissance de l’entreprise.

Le choix du progiciel et de l’intégrateur

Lorsque l’équipe a bouclé sont audit et déterminé ses objectifs vient le moment de choisir le « bon produit » !

Aujourd’hui de nombreux intégrateurs vous accompagnent et proposent diverses solutions selon la typologie de votre entreprise, votre secteur d’activité, etc. N’hésitez pas à consulter plusieurs intégrateurs et consulter les démonstrations de plusieurs produits pour découvrir avec lequel vous avez le plus d’affinités.

L’affinité avec les équipes de l’intégrateur sera également un facteur de réussite du projet. Il faut le sentir !

Et l’hébergement des données ?

Dès lors que vous avez choisi votre intégrateur et votre solution, l’équipe projet entre dans le vif du sujet et doit encore prendre des décisions notamment au sujet de l’hébergement de vos données.

Selon IDC, d’ici 2020, 67% des dépenses en infrastructures des entreprises seront basées sur les offre Cloud. A cette échéance, le cabinet indique que les cinq premiers vendeurs IaaS et PaaS du marché contrôleront au moins 75 % du marché des infrastructures Cloud.

Les coûts d’investissements d’un nouvel ERP sont importants et la mobilisation d’une équipe sur ce type de projet rend ces coûts très variables. Ainsi, il est opportun dans ce contexte de se tourner vers des offres cloud qui offrent à la fois une sécurité importante, un accès continu et temps réel à vos données et surtout une grande flexibilité selon vos besoins.

Le modèle économique du cloud fonctionne majoritairement sur un prix au mois par nombre d’utilisateurs. Les coûts d’installation sont prévisibles et vous évitent un lourd investissement supplémentaire.

Vous pouvez choisir d’héberger votre solution au choix sur un serveur mutualisé ou sur un serveur dédié. Vous pouvez également mettre en place un PCA (plan de continuité d’activité) et un PRA (plan de reprise d’activité) pour optimiser votre usage.

Les différentes étapes préproduction et post-production

Après l’installation de votre logiciel, votre intégrateur prendra en charge la migration des différentes données de l’entreprise pour les intégrer dans la base unique de l’ERP.

Cette étape sera suivie par une phase de test et de paramétrage dont vous devrez faire des recettes. Vous pourrez également faire des ajustements fonction de votre cahier des charges.

La phase de formation des utilisateurs peut débuter en parallèle avec un petit panel, celle-ci sera plus ou moins longue selon la complexité du produit. Elle est nécessaire à la bonne mise en place du projet et ne doit pas être négligée. Votre intégrateur vous accompagne également sur ces sujets.

Le service support

Après la mise en production et la formation des utilisateurs, le service support de votre intégrateur vous accompagnera au quotidien pour assurer un confort optimal à vos utilisateurs.

Ces contrats de TMA (Tierce Maintenance Applicative) sont ajustés également selon vos besoins et souvent facturés au mois, à la consommation, sur un abonnement annuel.

AZNETWORK votre accompagnateur

AZNetwork accompagne aujourd’hui plus de 500 entreprises de toute taille (TPE, PME, Grands groupes…) dans leur projet ERP, CRM, BI… Selon votre profil et vos besoins nous vous accompagnons de façon personnalisée dans ce grand projet. Intégrateur depuis 1999, nos équipes sont aujourd’hui rompues à ce genre de projet. Nous avons également la capacité de vous accompagner dans l’hébergement de vos données.

En effet, AZNetwork est propriétaire de deux datacenters en Normandie et exploite aujourd’hui 4 salles d’hébergement. L’entreprise est également hébergeur agréé de données de santé à caractère personnel depuis 2013. L’entreprise intervient également en tant qu’opérateur fibre optique depuis 2012.

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